Como Fazer o Mapeamento de Stakeholders?

Como Fazer o Mapeamento de Stakeholders? Sem as partes interessadas, não haveria projetos para gerenciar. As partes interessadas são todas as partes interessadas em um projeto – as pessoas que afetam e influenciam o projeto, assim como aquelas que serão influenciadas por ele.

Como Fazer o Mapeamento de Stakeholders
Como Fazer o Mapeamento de Stakeholders

As partes interessadas também podem incluir pessoas em altos níveis “acima” do funcionamento cotidiano de um projeto, como um CEO da empresa, o presidente da universidade ou o fundador de sua agência.

As partes interessadas podem até ser pessoas com as quais você pode não estar trabalhando regularmente, como membros do público, residentes próximos ao local de um projeto de construção, e outros.

E, claro, aqueles que trabalham de perto em seu projeto (principais clientes e contatos, gerentes e membros da equipe) também são considerados partes interessadas.

Portanto, ao iniciar um projeto, é fundamental fazer uma análise das partes interessadas e um exercício de mapeamento. Isto ajudará os gerentes de projetos e programas a identificar rapidamente os principais interessados em cada área, bem como os tipos de informações que eles precisam, que tipo de comunicação eles podem precisar e quando, e muito mais.

Neste artigo, explicaremos a análise e o mapeamento das partes interessadas e como começar a decidir quais elementos do projeto estão relacionados a quais partes interessadas, e como melhor montar seu projeto e suas partes interessadas para obter grandes resultados.

O que é Análise e Mapeamento de Partes Interessadas?

O que é Análise e Mapeamento de Partes Interessadas
O que é Análise e Mapeamento de Partes Interessadas

Para que as partes interessadas de seu projeto fiquem satisfeitas, você deve primeiro identificar suas partes interessadas, e quem precisa saber o quê, e quando. Antes de iniciar seu projeto, é importante identificar e analisar, e então mapear, suas partes interessadas de acordo com seu envolvimento, investimento emocional e financeiro, e outros critérios relacionados ao seu projeto.

Normalmente, uma análise das partes interessadas deve começar com uma sessão de brainstorming com seu grupo de projeto, incluindo a liderança sênior de sua empresa, se assim o desejar.

Desta forma, você pode incluir todas as pessoas que possam ser afetadas pelo projeto enquanto estiver trabalhando nele, e depois que ele for lançado. Uma vez identificado o grupo maior de interessados, você pode começar a alinhá-los ao seu nível de interesse e envolvimento, talvez em um simples gráfico de grade.

O mapeamento de um stakeholder é a representação visual de uma análise das partes interessadas, organizando essas pessoas de acordo com os critérios-chave com os quais você as administrará durante o projeto.

Alguns desses critérios podem incluir interesse, influência, participação financeira, participação emocional, aqueles na periferia que ainda são importantes o suficiente para se manterem no circuito etc. Isto pode ser feito em uma grade ou em uma planilha de cálculo.

Quem é um Stakeholder?

Quem é um Stakeholder
Quem é um Stakeholder

Digamos que você trabalha em uma agência de marketing, e sua agência foi escolhida para trabalhar em um projeto para uma empresa de tecnologia. Este projeto envolve a atualização de um popular programa de software produzido pela empresa, e incluirá várias etapas de trabalho ao longo de um período de seis meses.

Aqui estão algumas categorias de partes interessadas que você pode ter para este exemplo:

  • Externos: O cliente, incluindo a equipe principal do cliente, seus gerentes e seu diretor de divisão. Normalmente, há uma ou duas partes interessadas identificadas como seu elemento de ligação pela equipe de projeto do cliente.
  • Interno: A liderança superior de sua agência, bem como um gerente de tráfego, departamento de contabilidade e membros da equipe executiva, que todos querem ver o projeto funcionando de forma eficiente e lucrativa.
  • Interno/equipa de projeto: Esta é a equipe de sua agência dedicada a trabalhar neste projeto, incluindo o diretor de contas, gerente de programa (se necessário), gerente de projeto e outros recursos como designers, designers UX, desenvolvedores, redatores, e quem mais tiver as habilidades necessárias para contribuir para o sucesso do projeto.
  • Outros: Estes podem ou não incluir a comunidade de desenvolvedores, evangelistas técnicos, influenciadores tecnológicos e talvez até mesmo usuários finais que estejam esperando por esta atualização de software e que provavelmente a utilizarão.

Iniciando a Análise das partes interessadas

Iniciando a Análise das partes interessadas
Iniciando a Análise das partes interessadas

Uma vez identificados todos os tipos de interessados relacionados ao seu projeto, você pode começar a analisá-los e mapeá-los de acordo com seus critérios. É aqui que é importante fazer perguntas-chave – e ser tão honesto quanto possível na avaliação de suas partes interessadas e suas necessidades. Fatores importantes a considerar:

  1. Quem são as partes interessadas que têm mais influência em seu projeto? Estas incluem principalmente as pessoas do lado do cliente – normalmente sua equipe de projeto, o patrocinador do projeto, e o patrocinador executivo.
  2. Quais partes interessadas serão mais afetadas por seu projeto? Isto pode incluir pessoas do primeiro grupo, mas também pode incluir pessoas de fora. Com um projeto de construção, por exemplo, os moradores do bairro, ativistas ambientais e potenciais moradores do edifício final poderiam estar neste grupo.
  3. Como você deve lidar com pessoas importantes que de fato não serão consideradas partes interessadas? Por exemplo, em seu projeto de software, pode haver executivos em outros lugares da equipe de software que são líderes-chave em seu departamento, e que podem precisar ser mantidos a par de certas coisas. Mantenha essas pessoas minimamente envolvidas, pois elas poderiam ter o poder de levantar preocupações ou criar bloqueios nas estradas.
  4. Quem controla os recursos? Estes serão os interessados do lado do cliente, bem como do lado de sua agência, caso seja necessário solicitar um escopo ou mudança de orçamento ou exigir mais recursos alocados a partir de uma determinada disciplina.
  5. Quais são as principais motivações e interesses de suas partes interessadas? Ao decidir a força motriz das partes interessadas, considere.
  6. Quem tem uma participação/interesse financeiro.
  7. Quem tem um interesse emocional (não subestime isto; se este projeto fosse o “bebê” de alguém, mantê-lo feliz e em dia é crítico).
  8. Quais são as principais motivações para cada parte interessada.
  9. Quem são os maiores apoiadores.
  10. Quem são os maiores não apoiadores ou não apoiadores.

Benefícios do Mapeamento de Partes Interessadas

Benefícios do Mapeamento de Partes Interessadas
Benefícios do Mapeamento de Partes Interessadas

Quando você utiliza as opiniões e a influência de seus mais poderosos interessados para ajudar a moldar o projeto, você e o projeto estarão mais bem equipados para o sucesso.

O melhor de tudo é que você não perderá tempo e recursos preciosos se comunicando excessivamente com aqueles que simplesmente não precisam deles.

Além disso, suas principais partes interessadas com maior peso e influência podem ajudá-lo a ganhar recursos, priorizar as demandas concorrentes por recursos ou cronogramas e eliminar potenciais bloqueios de estradas.

Portanto, estas partes interessadas de maior prioridade são importantes para identificar e administrar bem. A análise das partes interessadas e a matriz que você começou a criar pode ajudar você e toda sua equipe a ver quem precisa ser gerenciado de que maneira para que o projeto tenha os melhores resultados.

Esteja ciente da influência de todas as partes interessadas, assim como de como ela muda durante o curso de um projeto. O que quer que você mapeie no início do projeto captura esse instantâneo, mas certifique-se de que sua matriz de partes interessadas seja um documento orgânico.

Esteja ciente das mudanças em andamento e permita que elas sejam feitas através da mudança dos níveis de comunicação e engajamento.

Veja Também: Você tem projeto gravado e não lançou para o mercado por falta de engenharia?

Como Fazer o Mapeamento de Stakeholders?

Como Fazer o Mapeamento de Stakeholders
Como Fazer o Mapeamento de Stakeholders

O uso de uma matriz que mapeia as partes interessadas de acordo com sua influência e interesse permite que você pinte um quadro do nível de envolvimento de suas partes interessadas.

Isso então demonstrará o tipo de envolvimento que você precisa ter com eles. Você terá uma compreensão do que motiva suas partes interessadas e como você precisa conquistá-las.

Comece adicionando os nomes de seus participantes à matriz, onde achar que eles se encaixam melhor.

A pessoa do lado do cliente mencionada acima, por exemplo, que é proeminente no departamento e cuja opinião carrega muito peso, pode cair no quadrante “Informado de Tudo”, porque não o fazer representaria um risco de perturbação por essa pessoa – mesmo que ela não faça tecnicamente parte da equipe do projeto.

Ao preencher a matriz, você pode usar cores diferentes para escrever os nomes. Se você souber que um membro da equipe de projeto do cliente não tem a adesão total a um componente do projeto, talvez você possa marcar seu nome em vermelho, além de colocar seu nome onde ele precisa ir.

Por códigos de cores de nomes de participantes, todos do lado da agência do projeto entendem que a comunicação com28 ela pode precisar incluir mais explicações, ou ocorrer com mais frequência.

Se você lidar com ela e suas comunicações corretamente, você pode descobrir que ela se torna uma grande apoiadora e você pode tornar seu nome verde.